Коротко: Подписать документ электронной подписью — значит создать криптографическую подпись, привязанную к конкретному файлу и сертификату КЭП. Для этого используются сертифицированное программное обеспечение, действующий сертификат и защищённый токен.
Что происходит, когда документ «подписывают ЭЦП»
Электронная подпись документа — это не рисунок и не печать поверх файла. Технически создаётся отдельный криптографический блок данных, который:
- привязан к содержимому конкретного файла (при малейшем изменении документа после подписания подпись перестаёт быть действительной),
- связан с сертификатом конкретного лица — того, кому принадлежит КЭП,
- может быть математически проверен любой стороной без участия того, кто подписывал.
Для создания такой подписи нужен закрытый ключ, который хранится на защищённом токене (Рутокен и аналоги), и СКЗИ (средство криптографической защиты информации) — программа, которая выполняет саму операцию подписания.
Откреплённая и встроенная подпись — в чём разница
Есть два основных формата:
- Откреплённая подпись (.sig) — отдельный файл, который создаётся рядом с исходным документом. Сам документ не меняется, подпись хранится и передаётся отдельно. Это самый распространённый вариант для отчётности в ФНС, госзакупок и обмена документами с контрагентами.
- Встроенная подпись — подпись «зашивается» внутрь самого файла. Используется реже — как правило, когда получатель прямо требует такой формат в своей инструкции.
Для большинства практических задач достаточно откреплённой подписи — уточняйте требуемый формат у той стороны, которой отправляете документ (ФНС, площадка, контрагент).
Как подписать документ
Подписать PDF, DOCX, XLSX и другие форматы можно в программе или сервисе, совместимом с вашим сертификатом. Перед подписанием убедитесь, что программное обеспечение установлено и настроено на вашем компьютере.
Что нужно подготовить заранее:
- Программное обеспечение для работы с подписью — установленное и настроенное на рабочем месте.
- Действующий сертификат КЭП — на токене (Рутокен, JaCarta) или установленный в системе.
Дальше всё просто:
- Открыть документ в программе для подписания.
- Выбрать нужный сертификат из установленных на рабочем месте.
- Запустить подписание и ввести PIN-код от токена.
- Сохранить готовый файл подписи (.sig) или подписанный документ.
Файл и приватный ключ должны оставаться на вашем компьютере: криптографическая операция выполняется локально через установленное программное обеспечение.
Если сертификата ещё нет
Чтобы подписывать документы электронной подписью, нужен действующий сертификат КЭП. Как его получить — в статье «Электронная подпись во Владивостоке: как получить», а какой вид подписи нужен именно вам — в статье «Виды электронных подписей».
Если что-то не получается
Чаще всего проблемы с подписанием связаны с настройкой рабочего места, токена или сертификата. Если разобраться самостоятельно не получается, ЮрАльянс предлагает платную настройку рабочего места «под ключ» — подробности на странице услуги ЭЦП и Рутокен. Для выбора надёжного партнёра смотрите рейтинг юридических компаний Владивостока.
